Archivmanagement

Wo finde ich Informationen zum Projekt, das vor sieben Jahren abgeschlossen wurde? Wo sind die Pläne meiner Vorgänger:innen? Ein gutes Archiv zeichnet sich durch rasche Zugriffsmöglichkeit auf Informationen und präzise Auffindbarkeit der Daten aus. Erstellen Sie aus E-Mails, Texten, Datenbanken und Websites Ihrer Organisation bzw. Ihres Unternehmens eine Servicestelle für das unternehmensinterne Informations- und Wissensmanagement - insbesondere für die Bereiche Compliance, Rechtssicherheit, Marketing und PR.

Grundlagen und Methoden des Archivs werden dahingehend erklärt, wie Organisationen mit ihren Informationen umgehen sollten. Vermittelt wird eine Methode, die sich für Organisationen aller Größen anwenden lässt, vom Sportverein über ein KMU bis zum internationalen Unternehmen. Auch kleine Sammlungen lassen sich so besser organisieren.
Absolvent:innen können folgende Methoden anwenden:
- Digitalisierung: Grundsätzliche Überlegungen eines Digitalisierungsprojekts, Durchführungsschritte und Nutzung des Ergebnisses
- Sammlung: Erstellen eines Überblicks über die dokumentierten Informationen in einer Organisation, Trennung vom operativen Alltag und Archiv
- Compliance und Bewertung: Beachten von rechtlichen und organisatorischen Vorgaben zur Aufbewahrung von Unterlagen, Auswahl jener Unterlagen, die vernichtet werden sollen oder müssen
- Datenschutz und Löschen: Verhältnis von Datenschutz und Archiv sowie der grundlegenden Bedeutung vom Löschen als Reduktion der Information
- Beschreibung: Anlegen einer hierarchischen, strukturierten Beschreibung nach archivischen Standards für Verwaltungsunterlagen und Sammlungen
- Langzeitarchivierung: Grundlegende Maßnahmen für eine Langzeitarchivierung von elektronischen Unterlagen
- Suchen und Finden: Archivspezifische Suchstrategien und Umgang mit archivischen Informationssystemen
Die Inhalte werden durch Vorträge, praktische Übungen und Exkursionen in Archive vermittelt.

Als Absolvent:in können Sie Ihre Position stärken und sich als zentraler Teil im Informations- oder Wissensmanagement einer Organisation positionieren:
- Teile in der Organisationsverantwortung übernehmen (Informations-, Dokumenten- bzw. Records Management)
- In Digitalisierungsprojekten einen entscheidenden Beitrag leisten
- In Compliance, Controlling oder Rechtssicherheit Verantwortung übernehmen
- In der Kommunikation oder im Marketing eine wichtige Rolle einnehmen
- Die IT-Strategie teilweise mitbestimmen
- Im Knowledge Management die zentrale Informationsressource sowie die Steuerung von Informationsströmen übernehmen

- Praktische Erfahrung im Informations- oder Dokumentenmanagement, Archiv- oder Bibliothekswesen und/oder
- Einschlägige Ausbildung bzw. Studium (inklusive z. B. Informations- oder Medienmanagement)
Bitte planen Sie zwischen den Präsenzphasen einen zusätzlichen Tag Selbstlernzeit für praktische Übungen ein.

- Personen, die langfristig Information sichern, organisieren und wiederfinden wollen
- Personen, in deren Verantwortung der Aufbau, die Betreuung eines Archivs oder einer Sammlung liegen
- Personen mit einer Basisausbildung in den Bereichen Archiv, Bibliothek, Dokumentation oder Museum
- Personen mit praktischer Berufserfahrung in den genannten Bereichen

Dr. Martin Stürzlinger, Archiversum - Archivberatung und Records Management
Dr. Hermann Huemer, CEO von IICIIS - Institute for Information Competence and Information Infrastructure

Akkreditiert durch die Weiterbildungsakademie Österreich: www.wba.or.at